O que vale guardar
| Documento | Para que serve |
|---|---|
| Notas fiscais de material | Prova do que foi comprado, do valor e da data; base para troca e garantia |
| Recibos de mão de obra | Prova de que cada pagamento foi feito, para quem e por qual serviço |
| Comprovantes de Pix e transferência | Confirmam o pagamento e a data, e ligam o valor à pessoa |
| Contratos e orçamentos aprovados | Definem o que foi combinado, o prazo e a forma de pagamento |
| Projetos, plantas e registros de responsabilidade técnica | Mostram como a obra foi planejada e quem responde por ela |
| Alvarás, aprovações e documentos de regularização | Comprovam que a obra foi feita dentro das regras |
| Garantias e manuais de equipamentos | Acionar a garantia depende de apresentar o documento |
Por que isso importa depois da obra
- Disputas de pagamento: com recibo e comprovante, fica claro o que já foi pago.
- Garantia: defeito em piso, esquadria ou equipamento é resolvido com a nota na mão.
- Venda do imóvel: gastos de construção e de benfeitorias comprovados com documento podem ser relevantes na apuração do imposto sobre ganho de capital. As regras são específicas, então consulte um contador.
- Avaliação do que foi gasto: com os documentos organizados, você sabe o custo real da obra, e não o que lembra.
Procure um contador
Regras de imposto e de regularização de obra mudam e dependem do caso. Este texto é geral e não substitui orientação de um contador ou de um advogado.Como organizar sem virar um segundo trabalho
- Fotografe a nota no mesmo dia. Notas impressas em papel térmico desbotam com o tempo, e uma foto preserva o que o papel perde.
- Peça nota e recibo em toda compra e pagamento. Se o profissional não emite nota, peça ao menos um recibo com nome, CPF, valor, data e o serviço.
- Separe por categoria. Material, mão de obra, projetos, taxas e acabamento. A mesma divisão do controle financeiro serve para os documentos.
- Guarde uma cópia digital. Foto na nuvem ou em uma pasta do celular, além do papel.
- Lance o valor no controle da obra no dia. O documento prova o gasto; o lançamento diz quanto ainda sobra.
Quem faz os dois, guarda o documento e registra o valor, acompanha a obra em tempo real e tem prova para depois. No ApontaObra, os planos pagos guardam a foto da nota junto com o lançamento.
Documento sem controle também não resolve
Uma gaveta cheia de notas diz o que foi gasto, mas não diz quanto ainda dá para gastar. Para isso é preciso somar, comparar com o orçamento e descontar o que já está combinado. Veja como controlar os gastos de uma obra e o que colocar na planilha de gastos.