As colunas que a planilha precisa ter
Sete colunas são suficientes para responder as perguntas que importam numa obra.
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Data | Ordenar os gastos e ver o ritmo mês a mês |
| Descrição | Saber o que foi comprado ou pago |
| Categoria | Somar por material, mão de obra, equipamento e outros |
| Fornecedor | Conferir pagamentos e comparar preços |
| Forma de pagamento | Pix, cartão, boleto ou dinheiro |
| Valor | O que saiu ou vai sair do bolso |
| Situação | Pago ou a pagar, com a data de vencimento |
Fora da tabela de lançamentos, reserve um campo para o orçamento total e uma célula que calcule orçamento menos gasto menos a pagar. Esse é o número que diz quanto ainda dá para gastar.
Quatro categorias bastam
É comum criar vinte categorias no primeiro dia e abandonar a planilha no segundo mês. Para o dono da obra, quatro resolvem:
- Materiais: do cimento ao acabamento.
- Mão de obra: pedreiro, empreitada, eletricista, encanador, pintor.
- Equipamentos: aluguel de betoneira, andaime, ferramentas.
- Outros: frete, caçamba, taxas, projetos.
Se quiser mais detalhe, use a descrição. A categoria serve para somar, e soma demais confunde.
Os erros que deixam a planilha errada
- Lançar só no fim do mês. A memória não guarda as compras pequenas, e são elas que somem da conta.
- Esquecer o que foi no cartão parcelado. A compra aconteceu inteira, mesmo que a fatura venha em seis vezes. Lance o valor total na data da compra e marque as parcelas como a pagar.
- Não registrar o que já está combinado. Empreitada fechada em parcelas é dinheiro comprometido. Se não estiver na planilha, o saldo parece maior do que é.
- Misturar gasto da obra com gasto da casa. Mercado e conta de luz não entram.
- Não ter um total para comparar. Sem o orçamento ao lado, a planilha mostra quanto foi, mas não diz se está bom ou ruim.
Quando a planilha deixa de servir
A planilha depende de alguém sentar no computador. A compra acontece no balcão da loja e o pagamento do pedreiro acontece no portão. Entre um momento e outro, o lançamento é adiado.
Sinais de que chegou a hora de trocar
- A última linha da planilha tem mais de duas semanas
- Você confere o saldo na conta do banco, e não na planilha
- Outra pessoa também paga contas da obra e não tem acesso ao arquivo
- As notas estão guardadas numa pasta esperando para serem digitadas
Nessa hora, o trabalho já feito não precisa ser perdido. Ferramentas feitas para obra aceitam a importação do arquivo. No ApontaObra, nos planos pagos, você envia o Excel ou CSV e os gastos entram já separados por categoria. Veja o que avaliar em app para controle financeiro de obra pelo celular.
Planilha ou aplicativo: o que muda
| Planilha | Aplicativo de obra | |
|---|---|---|
| Custo | Gratuita | Costuma ter plano grátis limitado e planos pagos |
| Onde lança | No computador, depois | No celular, na hora |
| Saldo do orçamento | Você monta a fórmula | Já vem calculado |
| Contas a pagar | Coluna manual | Descontadas do saldo automaticamente |
| Outra pessoa acompanhando | Arquivo compartilhado | Acesso por convite |
| Notas fiscais | Guardadas à parte | Foto junto do lançamento |
Para uma reforma curta, a planilha dá conta. Para uma construção de muitos meses, com vários pagamentos por semana, o que decide é qual das duas você vai manter atualizada. O método é o mesmo nas duas e está em como controlar os gastos de uma obra.